1. Aiheen kuvaus *

1.1. Tapaus tulipalo *

1.2. Tarve oppia suunnitellusti *

1.3. Itseohjautuva- ja yhteistoiminnallinen oppiminen *

1.4. Tietotuki oppimisen apuna *

1.5. Verkko-oppimisympäristön tarve *

1.6. Oppivasta organisaatiosta eteenpäin *

1.7. Oppimisympäristö *

1.8. Etätyöskentelyn mahdollistavat mediat *

2. Lopputulema *

3. Työskentelytapa ja lähteet : *

1. Aiheen kuvaus

Pyrin tämän kirjoitelman myötä kuvaamaan tietotuen, siihen nojaavan organisaation oppimisen ja etätyön suhdetta toisiinsa. Hahmottelen miksi työntekijöille kerääntyvä hiljainen tieto on tärkeä saada tietotuen piiriin, jolloin organisaatio voi siitä oppia. Kuvaan aihetta pienen palvelualan etätyöorganisaation tarpeita silmällä pitäen.

Käyn aluksi lyhyen esimerkkitapauksen avulla läpi tietotuen tarpeen. Sen jälkeen käyn läpi oppimisen tietotuen avulla. Yritän kuvata, miten tästä kokonaisuudesta syntyisi organisaation muisti ja työntekijöiden oppimisympäristö.

1. Tapaus tulipalo

Turkulainen tehdastyöntekijä oli yksin yövuorossa kun tehtaalla syttyi tulipalo. Työntekijä ei tiennyt mitä tehdä. Tuolloin soi valvomon pöydällä puhelin, mutta työntekijä ei uskaltanut vastata siihen, peläten joutuvansa selittämään tilannetta tehtaalla ja joutuvansa myöhemmin syytteeseen virheellisestä toiminnasta. Puhelin jatkoi soimistaan, jolloin työntekijä lopulta vastasi puhelimeen peloissaan ja vastasi: "Tääl ei o kettä ja mää en tierä mittä", ja sulki puhelimen (Järvenpää 2000).

 

Työntekijöiden voidaan katsoa kohtaavan nykyisin eri kokoisia tulipaloja toinen toisensa jälkeen. Jotta vastaavankaltaisissa kriiseissä osattaisiin toimia, tulee työntekijöillä olla tarvittavat työkalut tukenaan. Tämän varoittavan esimerkin tehtävänä onkin kuvata muuttuvan työympäristön luomia tarpeita.

2. Tarve oppia suunnitellusti

 

Parhaiten yllätyksiin voidaan varautua lisäämällä henkilöstön kokonaisymmärrystä työstään ja työjärjestelmistään (Kasvi,2000). Organisaatiot ovat suurin uhka itselleen, mikäli henkilöstön koulutus laiminlyödään. Jotta organisaation jäsenet oppisivat, tulee heidät saada oppimaan.

 

Opiskelua ei voi jättää pelkästään opiskelijan omille harteille. Oppiminen ei ole automaatio, vaan siihen tulee panostaa aikaa ja resursseja, jotta saadaan tuloksia. Oppiminen on tämän lisäksi mahdollista vain oppijan omasta halusta. Opiskelun tulee olla tavoitteellista, ja organisaation käsityksellä onkin suuri merkitys sen jäsenien haluun oppia ja opettaa muita. Opiskelun yhtenä yrityksen toimintona tulee noudattaa tavallista suunnittelun, toteutuksen ja seurannan kaavaa.

 

3. Itseohjautuva- ja yhteistoiminnallinen oppiminen

 

Tiedon määritelmänä on Vygotskyn kuvaus vuodelta1962, jonka mukaan tieto on sosiaalista ja rakentuu yhteistoiminnassa, ymmärtäen ja ongelmia ratkoen. Oppijat vaikuttavat toistensa tietorakenteisiin ja luovat näin uutta tietämystä ja laajentavat ymmärtämystään (Matikainen 2000). Tämän kognitiivisen käsityksen pohjalle rakentuva yhteistoiminnallinen oppiminen on edellytys toimintaan nopeasti muuttuvassa työympäristössä. Nopeat muutokset edellyttävät kykyä toimia jatkuvasti muuttuvassa todellisuudessa (Matikainen 2000). Tämä Hirsjärven ja Remeksen (1988) luonnehtima itseohjautuvuuden vaatimus onkin korostunut etätyöskentelyssä, jossa työntekijä on usein omillaan.

 

Itseohjautuvan konstruktiivisen oppimisen mukaan tiedon raaka-aineen osien kerääminen ja siitä tiedon rakentaminen on oppijan oma-aloitteinen asynkroninen työtehtävä. Tämä tehtävä voidaan jakaa kahteen osaan yrityksen sisäiseen ja ulkopuoliseen tietoon. Ensimmäistä syntyy ja tallentuu eri toiminnoissa, mutta jälkimmäisen löytäminen vaatii ponnisteluja.

 

Näiden molempien oppimistapahtumien itseohjautuvuuden ja yhteistoiminnallisuuden toteuttaminen erilaisia viestintävälineitä käyttäen vaati selkeät tavoitteet, ja toimintatavat, sekä yhteiset työkalut ja taidot.

4. Tietotuki oppimisen apuna

Tietotuki on 1990-luvulla syntynyt käsite, joka kuvaa työntekijän työssään tarvitsemaa tietoa, jota hän ei ole oppinut tai jonka hän on unohtanut. Tiedon tarpeen määrittelee työntekijä itse, joten tietotuki on tavallaan työntekijän apumuisti (Kasví, 2000). Tietotuki jakautuu kolmeen toiminnan vaiheeseen;

1. tiedon luomisen ja keräämiseen,
2. tiedon varastointiin ja
3. tiedon välittämiseen ja käyttöön.

Tiedon luomiseen ja sen oppimisympäristöön saattamiseen on työntekijöiden kyettävä itsenäisesti. Tiedon varastointi tapahtuu jokaisessa opiskelijassa kuten myös tieto ja viestintä teknisten apuvälineiden avulla. Tiedon välityksen ja jalostamisen tulee tapahtua työntekijöiden välillä sekä kasvotusten että mediaa asynkronisesti hyödyntäen. Niiniluodon (1989) mukaan tietotuki voidaan jakaa viiteen osaan: dataan, informaatioon, tietoon, ymmärrykseen ja viisauteen. Tämä jaottelu perustuu tietokonepohjaiseen ajatteluun, jossa sata vastaa tietokoneen bittejä. Kun dataa on paljon muodostuu siitä tietoa. Tiedosta on käyttäjälle hyötyä muuttuu se informaatioksi. Tässä jaottelussa tiedon arvo kasvaa siirryttäessä kohti viisautta. Median käytössä korostuu lähettäjän vastuu. Tiedon relevanttiuden, kohteen ja käytettävän median tulee olla harkittuja, jotta vain tietoa siirrettäisiin. Mikäli tieto kehittyy vaiheittain, korostuu jalostuneimman tiedon arvo sitä siirrettäessä median avulla.

Työskentely etä- ja projektiorganisaatioissa, luo haasteen organisaation muistille. Globaalien organisaatioiden tietotuen ongelmana on käyttäjien erilaiset tarpeet ja valmiudet (Kasvi 2000). Se mitä tiedosta ei tallennettaessa määritellä ei ole löydettävissä sitä myöhemmin etsittäessä. Tiedon jalostaminen on kuitenkin resursseja vaativaa. Täten on tärkeää miettiä, miten pitkälle ja millä tasolla tietoa kehitetään ja käytetään. Erityisesti tietotuen tietotekniset sovellukset voivat muodostua liian kalliiksi, suhteessa niistä saatuun hyötyyn. Etätyössä on kuitenkin luontevaa, että tiedon kerääjä ja kehittäjä on sama henkilö. Aika jolloin vain tietyillä työn tekijöillä oli lupa ajatella on peruuttamattomasti ohi (Kasvi,2000). Tämä näkemys ei tosin ota huomioon yrityksen tiedon eri tasoja ja tietoturvaa.

Tietotuen lähteitä on työntekijän näkökulmasta neljä:

1. oma muisti,
2. sosiaalinen ympäristö,
3. fyysinen ympäristö ja,
4. informaatioympäristö (Kasvi,2000).

Kasvin näkemys informaatioympäristön mahdollisuudesta korjata puutteita fyysisen ja sosiaalisen työympäristön suunnittelussa, pätee, kun fyysinen ja sosiaalinen työympäristö pysyvät samana. Etätyössä korostuu informaatioympäristön merkitys. Fyysisen ja sosiaalisen ympäristön muuttaessa jatkuvasti muotoaan korostuu näiden kahden tietolähteen tallentuminen osiksi informaatioympäristöä. Täten työnteon on näiden kahden tietotuen elementin osalta siirryttävä kokonaisvaltaisesti informaatioympäristöön, joka käytännössä tarkoittaa viestintä- ja tietoteknisiä verkkopohjaisia ympäristöjä.

Kun tietotuki etätyössä tarkoittaa verkon avulla työskentelyä, vaatii se toimiakseen tietotuki henkilöitä. Näiden henkilöiden tulee vasta etätyöntekijöiden laitteiden toimintakunnosta, tietoturvasta ja käyttäjien perehdyttämisestä. Etätyökalujen tekninen hallinta on kuitenkin vain pieni osa kokonaisuudesta.

Perinteisten apukeinojen ollessa tavoittamattomissa tulee organisaation jäsenillä olla yhteiset toiminnan tavoitteet, työskentelymallit, soveltuvat työkalut ja niiden riittävä käyttötaito. Näistä seikoista on ennalta sovittava ja niitä on kunnioitettava (Haywood, 2000) Tämä tiimi-teorian puolelta tuleva määritelmä korostuu etätyössä, jossa on luotettava ryhmän jäseniin ja kyettävä yhteistoiminnalliseen oppimiseen verkon välillä.

1. Verkko-oppimisympäristön tarve

 

Verkkoympäristö vaatii oppimisympäristönä toimiakseen tavoitteet myös oppimisen suhteen (Matikainen, 2000). Tällöin korostuu yrityksen näkemys oppimisen tarpeellisuudesta. Oppiminen voidaan jakaa kolmeen ryhmään Dunderstandin mukaan(Katz et al. 1999), mikä toimii hyvin myös yrityksen johdon näkökulmasta. Edellä mainitut ryhmä ovat tulevaisuuden tarpeita varten opiskelu (just in case learning), pyrkimys vastata opiskelijan sen hetkisiin tarpeisiin (just in time-learning) ja räätälöityjen oppimistavoitteiden tekeminen ( just for you learning).

 

Tulevaisuuden tarpeita varten opiskelu on mahdollista tasaisen kasvun ympäristössä, ei jatkuvien tulipalojen toimialoilla. Tämä oppimistapa voi tosin tulla kyseeseen esimerkiksi työn kierrättämisessä ja rikastamisessa. Työympäristö ja -tehtävät muuttuvat kuitenkin yhä kiihtyvällä vauhdilla, joten tämä ei voi olla oppimisen syy.

 

Pyrkimys vastata koulutuksella työntekijän päivän ongelmiin ei edellisen tavoin myöskään ole korkean tahtotilan oppimista. Pelkästään virheisiin reagoiva organisaatio ei luo lainkaan uutta osaamista (Kasvi, 2000). Pahimmillaan tällainen organisaatio voi päätyä haitalliseen oppimiskehään (explotation of old certainties, Tainio, 2000). Tässä mallissa tehtävän tehokas suorittaminen johtaa kiitokseen, joka yllyttää suorituksen toistamiseen ja vaihtoehtoisten toimintamallien etsinnän lopettamiseen. Tämä taas kannustaa menestysreseptin ohjelmointiin ja sen ottamiseen koulutuksen rungoksi. Tämä johtaa hyvään mutta kapea-alaiseen osaamiseen, joka olosuhteiden muuttuessa johtaa osaamisansaan. Edellinen malli pätee niin yksittäisten työtehtävien kuin koko toiminnan kehittämisen suhteen.

 

Vasta räätälöity oppiminen, jossa huomioidaan jokaisen työntekijän ja koko organisaation tarpeet, voi olla koko organisaatiolle ja sen jäsenille hyödyllistä.

 

2. Oppivasta organisaatiosta eteenpäin

 

Oppivalla organisaatiolla tarkoitetaan sitä, että organisaation sisälle syntyy yksilöllisen oppimisen ja sitä ryhmissä käydyn keskustelun kautta toiminta- ja menettelytapoja sekä rutiineja, jotka ovat riippumattomia yksilöistä ja ryhmistä. Yksilöt ja ryhmä muovaavat ja muuttavat näitä rakenteita, mutta ne jäävät elämään, vaikka niitä muodostamassa olleet henkilöt poistuisivatkin organisaation palveluksesta (Kasvi,2000).

 

Tämä osaamisriskin hajauttamiseen tähtäävä organisaation oppimisnäkökulma ei ota mielestäni riittävästi huomioon yksilön tarpeita. Hiljainen tieto ( tacit knowledge) on henkilökohtaista, kokemusperäistä ja tilannesidonnaista tiedon prosessoimista (Polynyin,1966, Nonaka & Takeuchi, 1995). Sen tallentamiseen, ja helposti vain organisaation henkilöstön kriisihallintaan tähtäävä malli, ei kunnioita yksilöä oppijana. Yksilöä voi opettaa, mutta kukaan ei opi ilman omaa tahtoa.

 

Hiljaisen tiedon kerääminen, tallentaminen ja levittäminen ovat tarpeita, joiden tueksi tarvitaan tietotukea. Jotta työntekijät antavat niukat tietonsa yhteiseen käyttöön, tämä tulee tehdä työn kehittämisen eikä sen tuhoamisen näkökulmasta. Täten opiskelijan ja työnantajalla tulee olla opiskelussa samat oppimistavoitteet, vaikka motiivit olisivatkin erilaiset.

 

Perinteinen oppivan organisaation malli ei toimi epäjatkuvien innovaatioiden vallitessa, sillä se on liian organisaatiokeskeinen. Oppiminen organisaation toiminnan keskeisenä prosessina vaatii toteutuakseen henkilöstön täyden tuen. Etätyöskentely vaatii kaikkien sitoutumista tekniseen oppimisympäristöön ja viestintävälineisiin. Jatkuvan oppimisen (life long learning) sisäistänyt työntekijä kehittää itseään omasta halustaan, ja vain se voi tuottaa kestäviä tuloksia.

 

3. Oppimisympäristö

Oppimisympäristön eri osat ovat sosiaalinen, fyysinen, tekninen ja didaktinen ulottuvuus. Sosiaalisella ulottuvuudella tarkoitetaan työ ja opiskeluryhmän roolia, vuorovaikutusta ja keskinäistä kunnioitusta (Matikainen, 2000). Tärkeää onkin että ryhmällä on yhteiset arvot, toimintamalli, visio sekä vastuu ja valta omasta ja ryhmän oppimisesta. Nämä yleviltä kuulostavat termit konkretisoituvat etätyöskentelyssä viestimien avulla käytävän työnteon vaatiman luottamuksen myötä. Fyysinen toimintakehys vaihtelee etätyössä ja vaikuttaa ryhmän jäsenten mahdollisuuteen osallistua viestintään. Täten ryhmän on harjoiteltava käyttämään useita viestimiä ja hyödyntämään niiden parhaat puolet. Tekninen ulottuvuus on pitkälti fyysiseen ulottuvuuteen liittyvä tekijä, jossa korostuu välineiden helppokäyttöisyys, luotettavuus, edullisuus, nopeus ja ihmisläheisyys. Didaktisen ulottuvuuden tulee pohjata yksilöihin, ja heidän tavoiteperiinsä. Organisaatioiden toimiessa projektiluonteisesti tulisi hallinnoinnissa käyttää matriisiorganisaatiota, jonka vaakatason muodostavat projektien hallinnointi ja vertikaalisen tason oppimissuunnitelma ja sitä johtava henkilöstöhallinto. Yksilöiden sitominen tiettyyn funktioon tai osastoon ei ole perusteltua mikäli oppimisprosessilla pyritään urakehitykseen. Täten on yrityksen sisäisten siirtojen luominen helpompaa.

 

4. Etätyöskentelyn mahdollistavat mediat

Viestinnän määrä vähenee kun etäisyys työntekijöiden välillä kasvaa. Tämä jo seitsemänkymmentäluvulla tehty havainto, jonka mukaan etäisyyden työntekijöiden välillä kasvaessa yli kymmenen metriä laskee todennäköisyys että he viestivät edes kerran viikossa, viiteen prosenttiin (Thomas 1977).

Uudet viestintävälineet ovat sittemmin mahdollistaneet teknisesti tiedonsiirron, eikä etäisyydellä ole enää merkitystä. Viestintäväline tuo kuitenkin viestintään väärinkäytettynä hälyä, joka estää halutun viestin perille menon. Kun viestintä kasvotusten on lähettäjän kontrolloimaa, on etäviestintä vastaanottajan kontrolloimaa (Haywood, 2000). Tämän takia viestijäosapuolien tulee sopia tarkemmin viestinnän säännöistä, ettei väline itsessään vaikuttaisi viestin sisältöön. Tämä korostuu viestinnän paljoudessa, jossa vastaanottaja ylikuormittuu viestien määrän jatkuvasti kasvaessa. Haywood on listannut neljä pääperiaatetta etäviestinnälle;

1. osapuolten tavoitettavuudesta sopiminen ja sen kunnioittaminen,
2. viestintäympäristön (kontekstin) huomioonottaminen,
3. synkronisen viestinnän ylläpitäminen (sosiaalinen kanssakäyminen) ja
4. lähettäjän vastuun korostuminen tiedon määrittelyssä (-status).

Tämän listan pohjalta onkin nähtävissä että onnistunut viestintä ei riipu mediasta vaan sen käyttötavasta. Kestää vuosia ennen kuin ihmiset oppivat esimerkiksi kännyköiden käyttöön liittyvän etiketin. Tämä etiketti toki muovautuu ajan myötä, mutta jotta halutunlainen viesti saadaan perille käyttäen jotain mediaa, tulee tämän median käytöstä olla sovitut pelisäännöt.

1. Lopputulema

 

Tieto on kaikkien saatavilla. Se miten tehokkaasti yritykset viestivät sisäistä ja ulkoista tietoaan vaikuttaa niiden kilpailukykyyn ja täten menestykseen. Organisaatioiden jäsenet eivät voi muistaa tai ehdi opetella kaikkea työssään tarvitsemaansa tietoa. Tällöin korostuu tiedon löytämisen helppous. Tietotuki työntekijöiden apumuistina on ihmisten, tietokoneiden ja niiden välisen käyttötapojen kokonaisuus. Etätyöntekijöillä on oltava pääsy median välityksellä samaan tietoon kuin fyysisen toimipaikalla työskentelevillä. Jotta organisaation oppiminen ei rajoitu harvoihin synkronisiin sosiaalisiin tapaamisiin, tulee oppiminen siirtää osin verkkoon, siten se on tasa-arvoisesti kaikkien saatavilla. Oppiminen tulee sitoa työhön ja siinä käytettäviin työkaluihin. Siihen tulee organisaation puolesta ohjata resursseja ja luoda oppimiselle korkea status (-tahtotila). Opiskelun keskipisteessä tulee olla yksilö, jonka sitoutuminen toimintaan on varmistettava tavoitteellisella opiskelun suunnittelulla, toteuttamisella ja seurannalla. Oppimisympäristö on välinearvo ja sen on oltava sekä kustannustehokas että käyttäjäystävällinen.

 

2. Työskentelytapa ja lähteet

Seminaarin lähdeaineistona olen käyttänyt lukemiani kirjoja, jotka ovat merkitty alla tähdellä. Olen kirjoittanut tämän seminaarityön näiden kirjojen pohjalta, huomioiden työnantajani tarpeita.

*Haywood, M.,(1998) Managing Virtual Teams: Practical Techniques for High-Technology Project Managers, London: Artec House

Hirsjärvi, S. & Remes, P.1988, Suomalaisen koulutuksen tulevaisuuden kuvia. Helsinki: Otava,

Järvenpää, H. 2000, keskustelu

*Kasvi, J., Vartiainen, M.(toim.), (2000) Organisaation muisti Tieto työn tukena, Helsinki: Edita

Katz, R. et al. (1999), Dancing with the Devil. Information Technology and the New Competition in Higher Education. San Francisco:Jossey Bass Publisher

*Lifländer, V.,(2000) Verkko oppiminen Yhteistoiminnallinen projektioppiminen verkossa, Helsinki: Edita

*Matikainen, J., Manninen, J., (toim.)(2000) Aikuiskoulutus verkossa, Tampere: Tammer-Paino

Tainio, R. (2000), luento

Vygotsky, L.1934/1962. Thought and language, Cambridge, MA; MIT Press

Thomas, A. (1977), Managing the Flow of Technology, Cambridge, MA: MIT Press