Käsikirjan Henkilöstöhallinto -sivuille on koottu tietoa Elektroniikan, Tietoliikenteen ja Automaation tiedekunnan sihteerien käyttöön. Opas on tarkoitettu uusien työntekijöiden perehdyttämisen tueksi sekä uusille ja jo pidempään talossa olleille työntekijöille tietopaketiksi.
Henkilöstöä ja palkkausta koskevat säädökset ja ohjeet löytyvät keskitetysti Henkilöstö ja lakiasian toimiston ylläpitämältä Säädöksiä, määräyksiä ja ohjeita -sivulta. Kaikki henkilöstöhallinnossa käytettävät lomakkeet löytyvät TKK:n lomakkeistosta .
Tietoa löytyy myös Henkilöstöoppaan palvelussuhdetta käsittelevistä osioista .
Asiakirjat toimitetaan nimittämiskirjan tai työsopimuksen mukana osaston palkka-asioita käsittelevälle henkilölle tai lähdeverollisia palkkoja käsitteleville henkilöstö- ja lakiasiain toimistoon PL 1000. Henkilötietomuutoksista ilmoitus kirjallisesti (lomake 5 tai sähköposti) osaston palkkoja hoitavalle henkilölle, Liisa Kareiselle p. 4514.
Eräpäivät:
Palkanlaskennassa ajetaan maksukerran palkka-ajo noin puolitoista viikkoa ennen maksupäivää, ajon jälkeen maksukerta suljetaan. Sulkemisen jälkeen käsitellään seuraavaa maksupäivää. Palkka-ajon aikataulusta ei voida joustaa, koska se on sovittu sidosryhmien kanssa aina vuodeksi eteenpäin. Eräpäivien noudattaminen on siksi tärkeää. Nimittämiskirjat, työsopimukset ja muut esitykset on toimitettava palkanlaskentaan kolme viikkoa ennen palkanmaksupäivää.
Teknillisessä korkeakoulussa käytetään Valtion palkkausjärjestelmä VPJ (entinen UPJ), jossa palkkaus perustuu tehtävän vaativuuteen ja henkilökohtaiseen työstä suoriutumiseen. Tehtävästä laaditaan kirjallinen tehtäväkuvaus ja pääsääntöisesti vuosittain käydään esimiehen kanssa arviointikeskustelu. Arvioinnit suoritetaan Personec HR järjestelmällä .
Palkkausjärjestelmässä on käytössä kaksi arviointijärjestelmää, opetus- ja tutkimushenkilöstö sekä muu henkilökunta. Professorit, tutkijat ja tutkimusapulaiset kuuluvat opetus- ja tutkimushenkilöstöön. Muun henkilökunnan ryhmään kuuluvat mm. sihteerit, suunnittelijat, atk-henkilöt, laboratorioinsinöörit ja opintoneuvojat.
Kummallakin ryhmällä on oma arviointiryhmänsä. Arviointiryhmät ja työnantaja käsittelevät tehtäväkuvat sekä vaativuustasot, suoritusarvioinnit käsittelee työnantaja. Työnantaja tekee päätökset vaativuus- ja suoritustasoista.
TKK:lla työnantajaa edustavat rehtori Matti Pursula, hallintojohtaja Esa Luomala sekä henkilöstö- ja lakiasiainpäällikkö Helena Lehtovirta.
Valtion palkkausjärjestelmän tavoitteena on edistää palkkauksen oikeudenmukaisuutta, parantaa yliopistojen palkkakilpailukykyä työnantajana sekä tukea henkilöstön osaamisen kehittymistä ja entistä vaativampiin tehtäviin hakeutumista, kannustaa henkilöstöä parempiin työsuorituksiin sekä kehittää ja parantaa esimiestyötä ja johtamista.
Lisätietoja palkkausjärjestelmästä:
TKK:n virantäyttöjohtosäännöstä löytyy tarkat ohjeet Henkilöstö ja lakiasian toimiston ylläpitämältä Säädöksiä, määräyksiä ja ohjeita -sivulta.
Virkasuhteisen työntekijän palkanmaksupäivä on kuukauden 15. päivä. Ks. Lomakkeiden kierto
Työsuhteesta sovitaan työsopimuksella lomake 02työsopimus tai englanninkielisenä lomake 02työsop eng , jonka allekirjoittavat sekä työnantaja että työntekijä . Avustavissa tutkimustehtävissä toimivat palkataan virkasuhteeseen.
Palkanmaksupäivä on kuukauden viimeinen päivä. Ks. Lomakkeiden kierto
Hallintoviraston ohjekirje sivutoimesta ja yritystoiminnasta
Jos tutkimustehtävissä toimivan työntekijän palkka muuttuu määräysaikana, muutos tehdään lomakkeella 28muutpa . Muutos vaatii esittelykierroksen. .
Kirjanpidon tilien muutos tehdään samalla lomakkeella, eikä se tarvitse esittelyä.
Jos työntekijän palvelussuhde kestää yli 3 kuukautta hänestä pidetään nimikirjaa.Uuden nimityksen yhteydessä annetaan ko. nimitetylle oheinen kirje " nimikirjatietojen kerääminen ja ylläpito ". Nimetty toimittaa todistuksensa itse nimikirjanpitäjälle. Työtodistusten tietoja tarvitaan myös ikälisäpäätöstä tehtäessä. Nimikirjatietoja kannattaa myös ylläpitää ilmoittamalla muutoksista.
Elektroniikan, Tietoliikenteen ja Automaation tiedekunnassa on toimisto- ja laboratoriohenkilökunnalla käytössä liukuva työaika, jolloin aamuliukuma on 7.00 - 9.00 ja iltaliukuma 15.00 -19.00. Kiinteät työjaksot ovat 9.00 - 11.00 ja 13.30 -15.00. Palveluksen kestäessä voi työaikasaldo olla välillä +40 ja -5 tuntia. Työaikasaldoa voi käyttää myös kokonaisten vapaapäivien ottamiseen, jos työaikasaldo on vähintään +20 ja esimies hyväksyy saldovapaan käytön. Saldovapaapäiviä voi kalenterivuoden aikana olla enintää 5. Täytetään lomake 49.
Tiedekunnan vahtimestarit lähettävät kuukausittain liukuvan työajan työaikaraportit vastuualueitten esimiehille. Raportit säilytetään vastuualueilla arkistosäännön mukaisesti (kuluva vuosi ja 2 edellistä vuotta).
Ylitöistä on sovittava oman esimiehen kanssa etukäteen. Esimies antaa määräyksen ylitöiden tekemisestä. Ilmoitus ylityöstä tehdään lomakkeella 43ylityi . Tarkemmat ohjeet löydät mm. henkilöstöoppaasta, kohta Ylityöt .
Halli on TKK:lle hankittu projektinhallintajärjestelmä, jolla tuetaan TKK:n tutkimustoimintaa kaikilla organisaation tasoilla. Rehtorin 9.2.2007 tekemällä päätöksellä TKK:lla siirrytään työajan kohdentamiseen 1.4.2007 alkaen. Halli-järjestelmään voi kirjautua TKK:n kampusalueella selaimella osoitteessa halli.tkk.fi/ .
Henkilöstöpankki on tarkoitettu TKK:n palveluksessa oleville henkilöille, jotka ovat kiinnostuneita uudesta, määräaikaisesta tehtävästä TKK:lla. TKK:n yksiköt voivat käyttää henkilöstöpankkia apuna rekrytoinnissa. Lisätietoja Elina Eerola p. 2021 tai henkilöstöpankki
Palvelussuhteen päättyessä kesken määräysajan täytetään lomake 03hakper . Lomaketta täytettäessä kannattaa huomata, että eropäivä on 1. päivä, jolloin työntekijä ei enää ole palvelussuhteessa TKK:uun. Irtisanoutumisaika on 14 päivää, jos palvelussuhde on kestänyt enintään viisi vuotta. Jos palvelussuhde on jatkunut yli viisi vuotta, irtisanoutumisaika on yksi kuukausi. Myös lyhyempi irtisanoutumisaika voidaan hyväksyä, mikäli yksikön työtilanne sen sallii.
Palvelussuhteen päättyessä tulee huolehtia myös lomarahojen ja mahdollisen lomakorvauksen maksamisesta. Tämä tehdään lomakkeella 04vuosil . Tässä lomakkeessa kysytty palvelussuhteen päättymispäivä on viimeinen päivä, jolloin työntekijä on töissä TKK:lla.
Valtion palveluksessa olevan henkilön eläketurva määräytyy valtion eläkelain (VEL) mukaan.
Lisätietoja ja opastusta eläkkeiden hakemisessa saa henkilöstö- ja lakiasiain toimistosta henkilöstösihteeri Helinä Jakobssonilta, puh. 2022.