Vuosilomasäännökset valtiolla ovat asetuksien mukaisia, ohjeet löytyvät Valtion virka- ja työehtosopimuksen kohdasta vuosilomat. TKK:n antamat ohjeet muun muassa lomanmääräytymisperusteista löytyvät Henkilöstöoppaan kohdasta Vuosilomat .
Osaston loma-asioita hoitava henkilö lähettää lomaoikeus- ja lomasuunnitelma -listat vastuualueille. Lomat merkitään lomalistoille, ja esimiehen vahvistamisen jälkeen listat palautetaan osaston kansliaan, jossa suunnitelmat tallennetaan rekisteriin.
Vuosilomasäädöksiä ei sovelleta opetushenkilökuntaan, jotka tekevät 1600 t/kokonaistyöaikaa. Heitä ei viedä lomalistalle.
Lomalistan muutokset ja lomakauden ulkopuolelle jääneet päivät ilmoitetaan aina lomakkeella 32mvlste esimiehen hyväksymänä.
Lomarahan vaihtaminen vapaaksi ilmoitetaan lomakkeella 54LORAhv. Myöhemmin pidettävät päivät lomakkeella 32.
Lomaraha- ja säästövapaapäivistä tehdään ilmoitus lomakkeella 32mvlste tai kerrotaan päivät lomalistalla. Loman säästöön jättäminen ilmoitetaan lomalistalla.
Virkamiehen vuosiloman määräytyminen täysien lomanmääräytymiskuukausien perusteella:
| 2 päivää / kk | perussääntö |
| 2,5 päivää / kk | jos henkilö on lomavuoden maaliskuun loppuun mennessä ollut välittömästi valtion palveluksessa vähintään yhden vuoden , tai mikäli hänellä on päättyvältä lomanmääräytymisvuodelta kaksitoista täyttä lomanmääräytymiskuukautta. |
| 3 päivää / kk | kun työntekijällä ennen loman alkamista on vuosilomaan oikeuttavaa palvelusaikaa yhteensä vähintään viisitoista vuotta |
Lomanmääräytymisvuosi on 1.4. alkava ja 31.3. päättyvä ajanjakso.
Lomavuosi on se kalenterivuosi, jonka aikana lomanmääräytymisvuosi päättyy.
Lomakausi on lomavuoden 1.6. - 30.9. väliseen aikaan sijoittuva jakso.
Lomapäivä on arkipäivä, arkipäiväksi ei tätä sopimusta sovellettaessa lueta itsenäisyyspäivää, jouluaattoa, juhannusaattoa, pääsiäislauantaita eikä vapunpäivää.
Täysi lomanmääräytymiskuukausi on sellainen lomanmääräytymisvuoden kalenterikuukausi, jonka aikana virkamies on ollut virassa vähintään 18 päivää.
Varsinainen vuosiloma on virkamiehen ansaitsemat peruslomapäivät.
Talvilomapidennys on asetuksen mukaan määräytyvä, lomakauden ulkopuolella pidettävä loman jakso.
Säästövapaa on lomavuoden varsinaista lomapäivistä myöhemmin pidettäväksi siirretty loman osa, säästö 5 v. Säästövapaa merkitään lomalistalle.
Lomaraha on mahdollista vaihtaa lomarahavapaaseen. Lomarahan muuntaminen vapaapäiviksi vaihtotaulukko.doc.
Säästövapaa- ja lomarahavapaapäiviin noudateteen samoja säännöksiä kuin varsinaiseen vuosilomaan.
Lomaraha maksetaan varsinaisen vuosiloma-ansainnan mukaisesti normaalisti heinäkuun palkanmaksun yhteydessä.
Uusia lomia saa alkaa pitää tammikuun 1. päivästä lukien, ei kuitenkaan enempää kuin mitä on ansainnut.
Vanhat loma t on pidettävä 30.4. mennessä.
Vuosilomaan ei tarvitse sisältyä mitään tiettyä vähimmäismäärää lauantaipäiviä, vaan niiden määrä vaihtelee pidettyjen lomajaksojen mukaisesti.
Alle 14 päivänä kalenterikuukaudessa työtä tekevän työntekijän vuosilomapalkka on alle vuoden työskennelleille 9 % ja yli vuoden 11,5 %. Lomakorvausta maksetaan jos työsuhde on alle 9 t/vko.
Työntekijän siirtyessä valtion sisällä toiselle työnantajalle on mahdollista sopia loman siirrosta ja lomarahan maksusta uudelle työnantajalle. Lomansiirtotodistuksen saa pyynnöstä Kiia Haapaniemeltä. Lomaa ei voi siirtää yksityiselle työnantajalle.
Valtiovarainministeriön antamat poissaoloja koskevat ohjeet
Sairauspoissaoloihin liittyvät toimintaohjeet TKK:ssa (pdf )
Poissaolosta sairauden takia on viipymättä ilmoitettava esimiehelle. Töihin paluun jälkeen on poissaolosta tehtävä kirjallinen ilmoitus.
1- 3 vrk poissaolosta ei tarvita lääkärintodistusta, jollei esimies sitä vaadi. Täytetään lomake 31poissa tai vaihtoehtoisesti työntekijä lähettää tiedon sähköpostilla sekä lähiesimiehelleen että osaston tai erillisyksikön poissaoloasioita hoitavalle henkilölle. Esimies toimittaa hyväksymisviestin edelleen poissaoloasioiden rekisteröintiä hoitavalle henkilölle sekä työntekijälle.
Pidemmästä, 4-5 vrk sairauspoissaolosta on toimitettava terveydenhoitajan todistus ja yli 5 vrk lääkärintodistus. Todistukset toimitetaan suoraan Henkilöstö- ja lakiasiain toimistoon Sari Mykkäselle PL 1000. Virkavapauslomake 3 tehdään aina sairauspoissaolon ollessa yli 3 vrk. Poissaoloseuranta pidetään keskitetysti osastolla. Hyväksytyt ilmoitukset lähetetään osaston kansliaan henkilöstöasioita hoitavalle henkilölle.
Perhevapaita sekä merkkipäiviin ja lähiomaisiin liittyviä poissaoloja koskevat ohjeet löytyvät TKK:n Henkilöstöoppaasta (kts. Henkilöstöopas / Virkavapaudet ). Säädöksiä sovelletaan myös rekisteröidyn parisuhteen osapuoleen.
Kaikki lapsen syntymään ja hoitoon liittyvät vapaudet, palkattomat virkavapaat sekä esimerkiksi opintovapaat anotaan lomakkeella 03hakper . Merkkipäiviin liittyvistä palkallisista vapaapäivistä ilmoitetaan lomakkeella 31poissa . Yksityiskohtaiset ohjeet sekä lisätietoja antavien henkilöiden yhteystiedot löytyvät Henkilöstöoppaasta .
Jos virkavapaata anotaan täysi viikko, merkitään ma-su.